PRIVACYVERKLARING
MECC Maastricht

Van wie is deze privacyverklaring?
Deze privacyverklaring is van :
MECC Maastricht BV
Gevestigd aan het Duboisdomein 5a te Maastricht, Nederland.

Wat is een privacyverklaring?
MECC Maastricht beschermt je privacy. Privacybescherming betekent niet alleen dat je gegevens goed worden
beveiligd, maar ook dat je duidelijk inzicht hebt in wat MECC Maastricht met je gegevens doet.
In deze privacyverklaring wordt uitgelegd hoe dat zit op basis van een aantal vragen die worden beantwoord :

– Welke persoonsgegevens van mij worden verwerkt en waarvoor worden deze gebruikt?
– Worden mijn gegevens gedeeld met andere partijen en zo ja met welke?
– Hoe lang bewaart MECC Maastricht mijn gegevens?
– Welke maatregelen heeft MECC Maastricht getroffen om mijn gegevens te beschermen?
– Wat zijn mijn rechten? Wat kan ik opvragen, terugdraaien, wijzigen of laten verwijderen?
– Bij wie kan ik terecht met vragen over privacy?
– Bij wie kan ik terecht met klachten over hoe MECC Maastricht met mijn privacy omgaat?

MECC Maastricht is een complexe organisatie en een belangrijke spil in de regio . U kunt dan ook op verschillende
manieren en in verschillenden hoedanigheden met MECC Maastricht in contact komen. In de onderstaande
rubrieken wordt uitgelegd hoe en in welke rol MECC Maastricht persoonsgegevens verwerkt

1 – Ik bezoek een beurs, congres of event bij MECC Maastricht
In de hallen van MECC Maastricht worden beurzen, congressen en events georganiseerd. Hierbij kunnen uw
persoonsgegevens door verschillende partijen worden verwerkt.

Indien MECC Maastricht zelf het event organiseert (op eigen titel) is MECC Maastricht als zodanig verantwoordelijk
voor het verwerken van uw persoonsgegevens.

In de meeste gevallen stelt MECC Maastricht enkel de hallen of congresruimten ter beschikking aan externe
partijen die vervolgens zelf een beurs, event of congres organiseren. Deze partijen zijn vervolgens ook
verantwoordelijk voor het rechtmatig verwerken persoonsgegevens in dit kader.

Het kan ook voorkomen dat u persoonsgegevens deelt met exposanten of andere partijen die deelnemen aan een
beurs of event. In dergelijke gevallen is de exposant, bijvoorbeeld een standhouder, verantwoordelijk voor het
rechtmatig verwerken van uw persoonsgegevens.

1.1  Beurzen, congressen en events van MECC Maastricht
Dit stuk van de privacyverklaring geeft inzicht in de persoonsgegevens die MECC Maastricht
van u verwerkt als u een beurs bezoekt die door MECC Maastricht wordt organiseert. In
dergelijke gevallen is het de verantwoordelijkheid van MECC Maastricht dat uw gegevens
rechtmatig worden verwerkt. Het gaat hierbij om de volgende beurzen:
– BBB Maastricht
– GG Dreamhack Sports
– Limburg leads
– Interclassics Maastricht
– Interclassics Brussel
– Interclassics Young Timers

Welke persoonsgegevens verwerkt MECC Maastricht van mij als ik een beurs, event of
congres bezoek die onder de titel van MECC Maastricht worden gevoerd?
– NAW-gegevens;
– Contactgegevens, zoals telefoonnummer en e-mailadres;
– Geslacht;
– Bedrijfsnaam;
– Bezoekregistratie;
– Interesses in specifieke diensten, producten of aandachtsgebieden als onderdeel van
het evenement;
– Correspondentie en inhoud van communicatie met MECC Maastricht;
– Gegevens uit evaluaties en klanttevredenheidsonderzoeken (geanonimiseerd);
– Camerabeelden (met datum, tijdstip en plaats) ;
– Betrokkenheid bij een incident;
– Datum en locatie van afspraken met MECC Maastricht organisatie.

Voor welke doeleinden worden deze persoonsgegevens gebruikt?
– Organisatie en uitvoering van evenementen;
– Communicatie, waaronder het beantwoorden van vragen en verstrekken van informatie;
– Relatiebeheer, PR en marketing, waaronder het versturen van uitnodigingen voor
evenementen;
– Het verzorgen van een efficiënt beursbezoek;
– Afstemmen en samenbrengen van vraag en aanbod (via matchmaking app.) ;
– Verkoop van producten en levering van diensten en bestellingen;
– Organiseren en uitvoeren van specifieke acties en prijsvragen;
– Hotel en restaurant reserveringen
– Uitvoering van restaurantreservering en toezenden van reserveringsbevestiging;
– Online verkoop van parkeerkaarten ;
– Uitvoeren van klanttevredenheidsonderzoeken ;
– Verbetering van de dienstverlening;
– Het vastleggen en afhandelen van incidenten;
– Het toekennen van toegangsbevoegdheden (toegang verstrekken);
– De bescherming van de veiligheid van personen ;
Interne controle en bedrijfsbeveiliging;
– De beveiliging van gebouwen, terreinen en goederen ;
– Facturatie- en betalingsdoeleinden;
– Het faciliteren van creditcardbetalingen;
– Het doen van betalingen of het innen van vorderingen , waaronder begrepen het in
handen van derden stellen daarvan ;
– Afhandeling betalingsgeschillen.

1.2 Beurzen, congressen en events die niet onder titel van MECC Maastricht worden
georganiseerd
Indien u een evenement bezoekt dat niet onder de titel van MECC Maastricht wordt gevoerd
(MECC Maastricht stelt enkel de ruimte ter beschikking) dan worden de persoonsgegevens die
u in dit kader ter beschikking stelt verwerkt onder de verantwoordelijkheid van de
organiserende partij (“organizer”).

1.3 Delen met exposanten en andere organisaties (derden)
Indien u zich inschrijft voor een beurs kan het voorkomen dat MECC Maastricht een beperkte
set aan persoonsgegevens met specifieke exposanten of andere entiteiten deelt indien u hier
bij het inschrijfproces toestemming voor heeft gegeven. Het gaat hierbij om naam, geslacht,
functie, door u opgegeven contactgegevens, de organisatie die u vertegenwoordigt
en de producten- en dienstenvoorkeur zoals door u aangegeven bij inschrijven.

Indien u een beurs of event bezoekt waarbij wordt gewerkt met toegangsbadges dan kunt u
ervoor kiezen om uw badge te laten scannen door één of meerdere exposanten.

Dit is nooit verplicht. Uw badge bevat de gegevens bevat die u bij de registratie heeft verstrekt.
Door het scannen van de badge geeft u toestemming dat uw gegevens met de desbetreffende
exposant worden gedeeld.

Het kan zijn dat een exposant u op basis van de verstrekte gegevens informeert over haar
diensten of producten. Indien u geen informatie meer wenst te ontvangen van een exposant kunt u zich altijd afmelden bij de betreffende exposant.

Indien u gegevens ter beschikking stelt aan één of meerdere exposanten dan is de exposant
verantwoordelijk voor het rechtmatig verwerken van deze gegevens.

Een exposant kan gevestigd zijn in een land buiten de Europese Economische Ruimte (EER)
dat mogelijk niet hetzelfde gegevensbeschermingsniveau als de EER kent. Voor meer
informatie over de verwerking van uw gegevens door exposanten raden wij u aan de
respectievelijk privacyverklaring van de desbetreffende exposant(en) te raadplegen .

2 – Ik maak gebruik van MECC Hotel Services
MECC Maastricht werkt samen met hotels om aan u de ideale accommodatie te kunnen bieden wanneer u een
evenement bezoekt. Indien u gebruik maakt van de Hotel Services van MECC Maastricht verwerken wij de
volgende persoonsgegevens om uw verblijf in het hotel te faciliteren :
– Uw naam;
– Contactgegevens zoals telefoonnummer en e-mailadres;
– De naam van de organisatie waaraan u als gast verbonden bent (de organisatie die de boeking namens u
heeft uitgevoerd) ;
– Het hotel waarin u verblijft;
– De verblijfsperiode ;
– Specifieke wensen die betrekking hebben op het verblijf (voorkeuren en beperkingen).

Voor welke doeleinden worden deze persoonsgegevens gebruikt?
– Alle zaken die te maken met het uitvoeren van de overeenkomst tot het boeken van uw hotelkamer zoals
het reserveren , afrekenen en de eventuele communicatie rondom het boekingsproces.
– MECC Maastricht kan uw gegevens ook gebruiken om u te informeren over vergelijkbare diensten. Als
wettelijke basis beroept MECC Maastricht zich hiervoor op haar gerechtvaardigd belang.
– Om de kwaliteit van onze bedrijfsvoering, dienstverlening en aanbiedingen te verbeteren kan het
voorkomen dat MECC Maastricht u benadert voor deelname aan enquêtes en
klanttevredenheidsonderzoeken. U bepaalt natuurlijk altijd zelf of hieraan wilt deelnemen.

2.1 Delen met exposanten en andere organisaties (derden)
Hotels: Om de boeking van uw hotelkamer uit te kunnen voeren dient MECC Hotel Services uw
gegevens te delen met het betreffende hotel. Dit valt onder het uitvoeren van de overeenkomst. Uw
gegevens worden nadat deze zijn gedeeld verwerkt onder de verantwoordelijkheid van het hotel.

SIX Payment Services: De betaling van de boeking verloopt via het MECC bookingsplatform. Uw
betaalgegevens (bankkaart of creditcard) worden daarbij verwerkt door SIX Payment Services. Als
PCI (Pay ment Card Industry) provider verwerkt SIX Payment Services de gegevens onder haar
eigen verantwoordelijkheid. In het boekingsproces worden uw betaalgegevens direct verstrekt aan
SIX Payment Services. MECC Maastricht krijgt deze gegevens nooit in handen .

3 – Ik parkeer bij MECC Maastricht
Welke persoonsgegevens verwerkt MECC Maastricht van mij als ik gebruik maak van de parkeerfaciliteiten van
MECC Maastricht?
– Kenteken ;
– Betaalgegevens;
– Tijdstip in- en uitrijden;
– Parkeerabonnementen ;
– Naam organisatie waaraan abonnement verbonden is;
– Naam Courtesy Card Holde r.

Voor welke doeleinden worden deze persoonsgegevens gebruikt?
– Berekenen van het parkeertarief;
– Betalingstransactie parkeergelden ;
– Uitvoering parkeerabonnementen of reserveringen :  Herkenning of aan een kenteken parkeerrechten zijn
verbonden ;
– Logistieke planning en verbetering parkeerproces binnen MECC Maastricht;
– Middels kentekenherkenning vaststellen van parkeertarief en betaling.

4 – Ik ben buurtbewoner
Als buurtbewoner van MECC Maastricht kunt u zich via de website van MECC Maastricht inschrijven voor de
nieuwsbrief. In deze brief zijn zaken opgenomen over MECC Maastricht en aankomende events.

Welke persoonsgegevens verwerkt MECC Maastricht van buurtbewoners?
– Naam;
– Geslacht
– E-mailadres;
– Buurt waarin u woont.

Voor welke doeleinden verwerkt MECC Maastricht persoonsgegevens van buurtbewoners:
– Het sturen van de nieuwsbrief waarmee MECC Maastricht de buurtbewoners op de hoogte houdt van
aankomende evenementen en de eventuele impact die deze zouden kunnen hebben op het wonen in de
buurt van MECC Maastricht.

U kunt zich altijd eenvoudig afmelden voor de nieuwsbrief door op de uitschrijf-link klikken die is opgenomen
onder aan iedere informatie email.

5 – Ik ben contactpersoon bij een organisatie waarmee MECC Maastricht een relatie onderhoudt
MECC Maastricht verwerkt persoonsgegevens van contactpersonen die organisaties vertegenwoordigen waarmee
MECC Maastricht een relatie onderhoudt. Dit kunnen organizers en exposanten zijn maar ook organisaties die
diensten of producten leveren:

Welke persoonsgegevens verwerkt MECC Maastricht van mij als contactpersoon van een organisatie waarmee
MECC Maastricht een relatie onderhoudt?
– Naam;
– Contactgegevens (telefoonnummer en e-mailadres);
– Geslacht;
– Geboortedatum;
– Naam van de organisatie waarvoor u werkzaam bent;
– Het door u opgegeven adres indien dit afwijkt van het vestigingsadres van de organisatie waar u werkzaam
bent;
– Informatie die aan u gekoppeld is of dient te zijn om invulling te kunnen geven aan de afspraken,
overeenkomsten of verplichtingen die tussen MECC Maastricht en uw organisatie bestaan.

Voor welke doeleinden verwerkt MECC Maastricht deze gegevens?
– Om invulling te kunnen geven aan afspraken, overeenkomsten en/of verplichtingen die tussen MECC
Maastricht en uw organisatie bestaan ;
– Om u te informeren over zaken die voor u mogelijke interessant zijn. U kunt zicht overigens altijd eenvoudig
uitschrijven voor informatieve berichtgeving door te klikken op de uitschrijf-link onder aan de email.

6 – Ik solliciteer bij MECC Maastricht
Welke persoonsgegevens verwerkt MECC Maastricht van mij tijdens de sollicitatieprocedure?
– NAW-gegevens;
– Contactgegevens (telefoonnummer en e-mailadres) ;
– Geslacht;
– Geboortedatum;
– CV, werkervaring en opleidingsniveau;
– Motivatie/”pitch”;
– Beschikbaarheid ;
– Bevindingen van derden*

* Als onderdeel van de selectieprocedure kan het zijn dat een referentie-check plaats vindt. Dit gebeurt alleen met de
uitdrukkelijke toestemming van de kandidaat. Bij een dergelijke referentie-check wordt alleen naar bevindingen
gevraagd die betrekking hebben op het valideren van de geschiktheid voor een bepaalde functie.

Voor welke doeleinden verwerkt MECC Maastricht mijn sollicitatiegegevens?
– Werving en selectie;
– Beoordelen van de geschiktheid voor een functie bij MECC Maastricht.

Grondslagen voor het verwerken van u persoonsgegevens
MECC Maastricht verwerkt persoonsgegevens op basis van de volgende wettelijke grondslagen:

Overeenkomst – MECC Maastricht verwerkt persoonsgegevens voor de uitvoering en afhandeling van een
overeenkomst met u, bijvoorbeeld als u een beurs, congres of event bezoekt of als u parkeert bij MECC Maastricht.

Gerechtvaardigd belang– MECC Maastricht verwerkt persoonsgegevens omdat MECC Maastricht hiervoor
gerechtvaardigde belangen heeft zoals het leveren van een goede dienstverlening (als u bijvoorbeeld een beurs,
congres of event bezoekt) en informeren van klanten over MECC Maastricht en de diensten die MECC Maastricht
verleent.

Toestemming– MECC Maastricht verwerkt persoonsgegevens op basis van uw toestemming, bijvoorbeeld
toestemming om uw gegevens te mogen delen met derde partijen. U kunt uw toestemming altijd weer intrekken
maar gegevens die tot aan het moment van toestemming zijn verwerkt blijven wel rechtmatig.

Wettelijke plicht – MECC Maastricht verwerkt persoonsgegevens indien de wet hiertoe verplicht zoals
informatieverstrekking op basis van de fiscale wetgeving of bij het uitvoeren van verplichte controles in het kader
van de Wet Arbeid Vreemdelingen (WAV).

Bewaartermijnen
MECC Maastricht bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het uitvoeren van de doeleinden
waarvoor deze verzameld zijn, waarna uw gegevens, voor zover hier geen langere wettelijke bewaartermijn voor
geldt, uit de systemen van MECC Maastricht worden verwijderd.

Indien u zich heeft aangemeld voor nieuwsbrieven of andere vormen van informatieve berichtgeving blijven uw
contactgegevens en voorkeuren op dit gebied bewaard totdat u zich afmeldt voor de betreffende informatiedienst.
Onder aan iedere nieuwsbrief is een link opgenomen waarmee u zich eenvoudig kunt afmelden.

Privacybeschermende maatregelen
Technische maatregelen – Alle middelen en systemen die binnen MECC Maastricht worden ingezet bij het
verwerken van uw persoonsgegevens zijn zo ingericht dat uw privacy optimaal wordt gewaarborgd. De beveiliging
van uw gegevens begint al op het moment dat u deze met ons deelt via de website. Deze is beveiligd volgens de
geldende norm “https”. De “s” staat voor secure (Engelse benaming voor veilig).

Organisatorische maatregelen – Medewerkers van MECC Maastricht die persoonsgegevens verwerken worden
regelmatig getraind op het gebied van privacybescherming en gaan zorgvuldig met uw gegevens om volgens
vastgelegde processen.

Wij vragen uw begrip – Om uw privacy te kunnen beschermen is het noodzakelijk dat wij controleren of we met de
juiste persoon te maken hebben. Indien u contact met ons opneemt controleren wij uw identiteit. Dit gebeurt op
verschillende manieren. Onderdeel van dit controleproces kan zijn dat wij u een aantal vragen stellen

Datalekken – Indien er bij ons toch onverhoopt iets niet goed mocht gaan met de bescherming van uw gegevens
dan melden wij dat altijd aan de Gegevensbeschermingsautoriteit. Indien het datalek mogelijke nadelige gevolgen
voor u zou kunnen hebben nemen we ook direct met u contact op.

Help ons mee – Ondanks alle maatregelen die MECC Maastricht heeft genomen om uw gegevens en uw privacy te
waarborgen is het toch altijd mogelijk dat er een Datalek ontstaat. Mocht u het gevoel hebben dat er ergens iets
niet goed gaat met onze systemen of werkwijzen dan waarderen wij het zeer als u ons dit laat weten.

Gebruik maken van uw privacy rechten
Recht op inzage: U heeft het recht om op te vragen welke gegevens MECC Maastricht van u heeft opgeslagen. U
dient uw aanvraag schriftelijk te doen of via email :

Schriftelijk:

MECC Maastricht BV
Duboisdomein Sa
6229 GT Maastricht
Nederland

Email:     

privacy@mecc.nl

MECC Maastricht stuurt de gevraagde informatie zo spoedig mogelijk naar u toe. Hierbij wordt altijd een uiterlijke
termijn gehanteerd van 4 weken. MECC Maastricht brengt hiervoor geen kosten in rekening.

Recht op wijziging: Naar aanleiding van de stukken die MECC Maastricht u toestuurt kunt u aangeven dat
bepaalde gegevens dienen te worden gewijzigd.

Recht op verwijderen: Ook kunt u aangeven dat MECC Maastricht uw gegevens dient te verwijderen. Daarbij moet
u er rekening mee houden dat niet altijd alle gegevens kunnen worden verwijderd. Voor sommige gegevens geldt
een wettelijke bewaarplicht.

Heeft u ondersteuning nodig bij het uitvoeren van één van de bovenstaande processen of heeft u andere vragen of
een klacht over hoe MECC Maastricht met uw privacy omgaat? Neem dan contact op met MECC Maastricht via
telefoonnummer +31 (0)43 38 38 383 of stuur een brief of email naar bovenstaand adres. Onze privacy
professionals staan u altijd graag te woord.

Heeft u een klacht die niet naar tevredenheid is afgehandeld? Dan kunt u uw klacht ook altijd voorleggen aan de
Autoriteit Persoonsgegevens.

Wijzigingen privacyverklaring
Het kan zijn dat MECC Maastricht deze privacyverklaring van tijd tot tijd dient te wijzigen. Alles is immers aan
verandering onderhevig, niet alleen de wetgeving, maar ook MECC Maastricht als organisatie. Bij wijzigingen zal
MECC Maastricht u hierover informeren via haar website: www.mecc.nl.